MATERI PRESENTASI & NEGOSIASI

Keuntungan dapat bicara di depan umum :

1.    Dikenal orang
2.    Percaya diri

Presentasi bisnis adalah pidato yang biasanya dibawakan dalam lingkungan bisnis, teknis, profesional dan sains.

Prinsip presentasi bisnis :
1.    Formal
2.    Jelas
3.    Akurat
4.    Aktual
5.    Lengkap

Pentingnya presentasi :
1.    Efektif
Memungkinkan penyampaian pesan secara langsung dan terarah.

2.    Efisiensi
Memungkinkan menerima feedback yang lebih dari audiens.

3.    Pengaruh
Memberi peluang untuk dapat memengaruhi banyak orang.

Kesan pertama sangat penting. Penampilan profesional harus memeriksa hal – hal seperti :
1.    Rambut
2.    Aksesori
3.    Busana
4.    Tubuh dan wajah -> sikap dan ekspresi.
5.    Mulut dan gigi
6.    Tangan

Penampilan yang baik menggambarkan rasa hormat Anda pada orang – orang yang ingin Anda temui.

Kendala presentasi :
1.    Gugup
Gugup itu normal. Agar tidak gugup, persiapan dengan baik, berpikir positif, latihan.

2.    Menghadapi setiap masalah fisik
Kondisi ruangan, fasilitas yang tersedia dan pengaturan ruangan.

3.    Diri sendiri
Terlambat, tidak siap, ada bahan / materi yang tertinggal, salah busana dan kondisi kesehatan

4.    Audiens
Salah informasi, sangat bervariasi, sikap audiens, pengetahuan audiens tentang hal yang ingin dipresentasikan.

5.    Teknis
Peralatan ada yang tidak berfungsi secar sempurna (LCD/Laptop, dll) dan mati lampu.
Contoh :
•    Manual  : flipchart/whiteboard
•    Projected : OHP, LCD Projector
•    Specialized : computer, audio recorder
•    Microphone : standing, wireless, cable mic

6.    Aksesoris
Pointers, alat – alat yang dipakai sebagai contoh tidak berfungsi

Gaya presentasi yang buruk :
1.    Tenang
2.    Penuh semangat
3.    Humoris (humor yang merendahkan)
4.    Tidak ada ekspresi
5.    Cenderung monoton
6.    Arogan
7.    Melompat dari 1 bagian ke bagian lain (tidak terstruktur)
8.    Menggurui
9.    Cuek / tidak peduli.

3 hal untuk Percaya diri :
1.    Ethos
•    Credibility : berkaitan dengan pengalaman. Orang yang berpengalaman biasanya lebih dipercaya.
•    Ethical & believeable : etika yang baik membuahkan kepercayaan.
•    Integrity, expertise, reputation & authority dalam pengambilan keputusan.
•    Physical attractiveness & charisma
•    Relationship

2.    Pathos
•    Logic & reason : ciir tata bahasa yang masuk logika, mampu dimengerti audiens.
•    Facts & figures (cognitive level) : harus ada data nyata.
•    Strong factual information.

3.    Pathos
Argumen berdasarkan emosi yang dapat memengaruhi perasaan audiens seperti, rasa takut, bersalah, marah, humor atau terharu.
Contoh :
a.    A fundraising appeal to feed hungry children hopes to arouse compassion.
b.    A public service announcement about drunk driving target guilt.
c.    A commercial for a home security alarm system seeks to arouse fear.

Kunci utama persiapan :

• Tahu audiens yang hadir : analisa audiens dan tujuan presentasi.
• Riset dan kumpulkan informasi
• Organisasikan ide dan informasi yang ada
• Tambahkan sentuhan akhir di bagian isi & struktur
• Bicara dengan gambar
• Penguasaan isi materi dan latihan

Tipe audiens :
1.    Friendly

• Mengutamakan kesenangan.
• Materi : ringan, humoris, cerita – cerita.
• Suara : medium pitch, hangat & bersahabat, antusias, kecepatan medium.
• Postur : relaks dan percaya diri.
• Busana : senada dengan audiens.

2.    Sub-ordinate

• Audiens yang lebih mau belajar.
• Menerima instruksi dan motivasi kerja yang lebih baik.
• Materi : Disertai humor dan cerita.
• Suara : hangat, medium pitch, kecepatan lambat  - medium, antusias.
• Busana : senada atau 1 tingkat lebih tinggi dari audiens.
• Postur : relaks dan percaya diri.

3.    Intellectual

• Sangat ingin belajar.
• Mendengarkan presentasi secara detail, berikan banyak referensi dan materi.
• Tata bahasa yang tepat / intelek.
• Tidak ada cerita – cerita pengalaman pribadi.
• Nada suara dewasa dan tidak banyak penekanan.
• Postur : Percaya diri dan tidak banyak gerak – gerik.
• Busana : medium – high authority.

4.    Dominant

• Bos / pimpinan.
• Straight to the point.
• Suara : Tegas dan berwibawa. Pitch rendah, jelas dan meyakinkan.
• Busana : high authority
• Postur : Percaya diri dan menjaga jarak.
• Gerak – gerik : secukupnya / minimal.
• Tidak banyak detail.
• Penekanan tepat & penuh kekuatan.

Struktur presentasi :
1.    Pembukaan
•    Salam
•    Memperkenalkan diri
•    Agenda acara
•    Katakan apa yang ingin disampaikan
•    Ice breaking
Tujuannya untuk mendekatkan hubungan dengan audiens.

Bentuk ice breaking di awal presentasi:

1. Humor
2. Cerita
3. Statement fantastis
4. Ilustrasi – gambar – video
5. Mengajak audiens berpartisipasi
6. Puisi – pantun – lagu
7. Surprise

Bisa dimulai kapan saja bahkan sejak awal presentasi.

2.    Isi
Penyampaiannya sesuai dengan apa yang sudah dikatakan di bagian pembuka.

3.    Penutup
•    Konklusi : kesimpulan dan harapan
•    Tanya jawab
•    Salam penutup

Communication skill
1.    Verbal
•    Tata bahasa
•    Pengucapan
•    Perhatikan audiens yang hadir

2.    Visual
•    Bahasa tubuh
•    Penampilan

3.    Vokal
•    Artikulasi jelas
•    Pitch : ketinggian nada suara
•    Dialek
•    Slank
•    Intonasi -> nyambung dengan ekspresi.
•    Pengucapan
•    Jeda
•    Kecepatan : 200 -220 kata per menit.

Latihan
Pernapasan
•    Ambil napas pakai mulut : perut mengembung. Tanpa suara dan mendesis.
•    Ambil napas pakai hidung.

Visual aids
•    Frame
•    Image sesuai isi
•    Color
•    KISS : keep it short & simple
•    Large : hindari huruf yang sulit dibaca, tipis dan terlalu kecil.

Judul : menggunakan huruf kapital.
Isi : huruf kapital dan kecil.
Hal penting memakai bold / warna berbeda / italic. Hindari underline!
Gunakan front image bila ada.
Huruf mudah dan nyaman dibaca : serief atau tanpa serief.

Tujuan KISS:
•    Audiens mudah memahami, menyimpan, mengingat dan mengungkapkan kembali materi presentasi.
•    Simplicity is the ultimate sophistication. – Steve Jobs.

Visual aids diawali dengan :
•    Halaman 1 : salam.
•    Halaman 2 : judul (pakai huruf kapital).
•    Halaman 3 : agenda.
•    Selanjutnya : isi.
•    Terakhir : penutup.

Source : Kelas C Presentasi & Negosiasi FIKom UNTAR 2012.